La convocation électronique par Qualigraf

Qualigraf a créé la solution KBox, la convocation électronique des élus pour répondre à un besoin croissant de dématérialisation de la part des élus. En effet, il n’était plus possible, et particulièrement pour les élus multi-mandats de se déplacer avec les montagnes d’ordre du jour correspondant aux différentes séances auxquelles ils doivent assister.

C’est à partir de ce constat que Qualigraf met, depuis 2010, à disposition de l’ensemble des élus une solution qui les accompagne dans l’ensemble de leurs missions. A commencer par la convocation électronique.

Outre la convocation, elle leur permet grâce à une prise en main extrêmement simple de consulter, d’annoter leurs documents, mais aussi de partager leur travail avec d’autres élus de manière électronique.

Tous les documents sont sauvegardés et téléchargeables depuis un espace personnel dédié aux élus sur le cloud. Celui-ci est sécurisé grâce à un hébergement dans des data centers répliqués en région parisienne.

Une solution de convocation électronique complète

La solution inclut tous les modules de travail nécessaires au workflow auquel les élus sont habitués :

• Réception et consultation des documents

En plus de la réception de la convocation électronique, l’élu accède à tous les documents nécessaires à un travail fluide

• Fonction de recherches

Depuis la convocation électronique reçue par mail, l’élu peut accéder à son environnement de travail et rechercher un document ou un terme d’un document parmi tous les documents de sa mandature.

• Annotation des documents

Vous avez reçu votre convocation électronique dans votre KBox, vous pouvez désormais annoter tous les documents qui y sont enregistrés.

• Envoi d’extraits de documents

Vous et vos collègues avez reçu la convocation électronique et vous devez à présent travailler sur un passage précis de l’ordre du jour ? Sélectionnez un passage ou un document et demandez l’aide du spécialiste de votre équipe !

• Mode conversation à deux ou à plusieurs

Vous avez reçu votre convocation et il est maintenant temps de préparer la séance. Parlez-en avec votre groupe de travail ou à une personne de votre équipe.

• Partage des notes
  Partagez vos notes avec n’importe qui dans votre groupe de travail ou votre groupe d’élus après réception de la convocation électronique.

Une convocation électronique à valeur probante

KBox a été développé dans le respect le plus strict du code général des collectivités territoriales (CGCT) et des obligations des élus.

Ainsi lorsque le service des assemblées envoie la convocation électronique aux élus, un PDF horodaté est généré automatiquement et fait preuve d’envoi. La convocation électronique est ainsi parfaitement tracée.

Le service des assemblées dispose également d’un tableau de bord qui leur permet de vérifier le quorum après envoi de la convocation électronique.

Une solution globale

La KBox répond au final a une demande d’instantanéité et de mobilité de plus en plus prégnante chez les élus : recevoir sa convocation électronique, travailler de concert avec d’autres élus et pouvoir travailler de n’importe où en emportant simplement ses appareils électroniques.

Enfin la KBox s’intègre parfaitement dans le cycle complet des actes avec KDelib qui se destine essentiellement au service des assemblées et KVote qui permet aux élus de voter directement depuis leur device électronique.