KBox : convocation électronique des élus

La convocation électronique des élus par Qualigraf

Qualigraf a créé la solution KBox, la convocation électronique des élus pour répondre à un besoin croissant de dématérialisation de la part des élus et des collectivités territoriales. En effet, il n’était plus possible, et particulièrement pour les élus multi-mandats de se déplacer avec les montagnes d’ordre du jour correspondant aux différentes séances auxquelles ils assistent.

Dans ces circonstances, Qualigraf met, depuis 2010, à disposition de l’ensemble des élus une solution qui les accompagne dans l’ensemble de leurs missions. A commencer par la convocation électronique pour un conseil municipal par exemple.

Outre la convocation, elle leur permet grâce à une prise en main extrêmement simple de consulter, d’annoter leurs documents. De surcroit, elle leur permet de partager leur travail avec d’autres élus de manière électronique dans un esprit de travail collaboratif.

Enfin, tous les documents sont sauvegardés et téléchargeables depuis un espace personnel dédié aux élus sur le cloud. Grâce à un hébergement dans des data centers répliqués en région parisienne, celui-ci est sécurisé.

Une solution de convocation électronique des élus complète

Premièrement, la solution inclut tous les modules de travail nécessaires à un travail collaboratif auquel les élus sont habitués :

• Réception et consultation des documents

Mais aussi l’accès à tous les documents nécessaires à un travail fluide

• Fonction de recherches

De plus, depuis la convocation électronique reçue par mail, l’élu accède à son environnement de travail.
Il recherche par ailleurs un document ou un terme d’un document parmi tous les documents de sa mandature.

• Annotation des documents

D’ailleurs, vous avez reçu votre convocation électronique dans votre KBox ! Vous pouvez à présent annoter tous les documents qui y sont enregistrés.

• Envoi d’extraits de documents

Si bien que vous et vos collègues avez reçu la convocation électronique. Vous travaillez à présent sur un passage précis de l’ordre du jour ? Sélectionnez un passage ou un document et demandez l’aide du spécialiste de votre équipe !

• Mode conversation à deux ou à plusieurs

Enfin, vous avez reçu votre convocation et il est maintenant temps de préparer la séance de votre mairie. Parlez-en avec votre groupe de travail ou à une personne de votre équipe.

• Partage des notes
  Partagez vos notes avec n’importe qui dans votre groupe de travail ou votre groupe d’élus après réception de la convocation électronique.

Une convocation électronique des élus à valeur probante

KBox a été développé dans le respect le plus strict du code général des collectivités territoriales (CGCT) et des obligations des élus.

Ainsi lorsque le service des assemblées envoie la convocation électronique aux élus, un PDF horodaté est généré automatiquement et fait preuve d’envoi. La convocation électronique est de ce fait parfaitement tracée.

En dernier lieu, le service des assemblées dispose également d’un tableau de bord où il vérifie le quorum après envoi de la convocation électronique.

Une solution globale

La KBox répond au final a une demande d’instantanéité et de mobilité de plus en plus prégnante chez les élus.
Recevoir sa convocation électronique, travailler de concert avec d’autres élus. Mais également de pouvoir travailler de n’importe où en emportant simplement ses appareils électroniques.

Enfin la KBox s’intègre parfaitement dans le cycle complet des actes avec :

• KDelib : ce dernier se destine essentiellement au service des assemblées.
• KVote qui permet la gestion de présence et l’enregistrement des votes.
• KPub qui permet de faire la publicité des actes en ligne.