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L’envoi de la convocation au conseil municipal

A peine quelques années après sa création en 1985, Qualigraf édite des logiciels destinés à accompagner les collectivités territoriales dans leur transition numérique. En effet, en 1992, l’Agenda 21 a pour objectif d’agir localement sur le développement durable, et notamment à réduire la consommation de papier dans les administrations.

Les Régions, les Départements, les Etablissements Publics de Coopération Intercommunale (EPCI) et les Communes doivent donc impérativement suivre la voie de la dématérialisation de leurs conseils. Qualigraf devient le partenaire privilégié de ces collectivités, et notamment celui des Communes. Avec une équipe projet experte et à l’écoute de ses clients, Qualigraf crée KBox, logiciel de convocation électronique des élus, qui révolutionne le conseil municipal, en proposant aux élus un véritable « cartable numérique ». Ce logiciel permet l’envoi de la convocation du conseil municipal de façon dématérialisée.

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Le code général des collectivités territoriales (CGCT)

Selon l’article L.2121-10 du CGCT, l’envoi de la convocation du conseil municipal est dématérialisé de droit depuis la loi engagement et proximité du 27 décembre 2019. Les Communes doivent effectuer l’envoi de la convocation aux membres du conseil municipal 5 jours francs avant la date du conseil, par défaut par voie électronique.

Le logiciel d’envoi de la convocation au conseil municipal possède une infrastructure à valeur probante. Le service des assemblées peut par conséquent apporter la preuve, le cas échéant, que l’envoi de la convocation du conseil municipal a été effectué dans les temps imposés par le CGCT. En effet, lors de l’envoi de la convocation aux élus du conseil municipal, un horodatage se génère automatiquement. L’envoi de la convocation au conseil municipal est donc tracé.

Cette obligation est valable pour les EPCI, pour les Départements (L.3121 du CGCT) et pour les Régions (L.4121 du CGCT).

Le logiciel d’envoi de la convocation au conseil municipal plebiscité par ses utilisateurs

Toutes les communes, sans exception, qui ont retenu KBox pour dématérialiser l’envoi de la convocation du conseil municipal, louent la facilité d’utilisation du logiciel KBox et la rapidité de sa prise en main, que se soit pour le service des assemblées qui gère l’envoi de la convocation, ou pour les élus qui reçoivent leur convocation. Il en est de même pour les autres collectivités territoriales : toutes plébiscitent KBox pour cette raison, mais également pour sa fiabilité.

Les avantages techniques du logiciel d’envoi de la convocation au conseil municipal

KBox s’utilise en mode Saas. La DSI n’a aucun surcroît de travail à prévoir, rien n’est installé sur les serveurs de la collectivité. Les données sont sauvegardées dans des datacenters redondés en plusieurs endroits différents (en région parisienne) et hautement sécurisés. Le taux de disponibilité du logiciel d’envoi de la convocation au conseil municipal est de 99,7%.

L’élu réceptionne sa convocation accompagnée des pièces de séance du conseil municipal (ou tout autre séance) sur le Web ou via le support de son choix : tablette (iOS, Android ou Windows 10) ou Smartphone. KBox facilite la mobilité de l’élu, puisque le logiciel s’utilise hors connexion.

Les avantages fonctionnels du logiciel d’envoi de la convocation au conseil municipal

KBox dématérialise non seulement l’envoi de la convocation du conseil municipal, mais également celui de toutes les séances traitées par les collectivités locales : bureaux, toutes les commissions thématiques, CHSCT etc. Un tableau de bord est à la disposition du service des assemblées après l’envoi de la convocation, et facilite notamment le calcul du quorum avant la séance du conseil municipal.

L’élu travaille quant à lui directement sur ses documents de séance, dans sa KBox, de manière intuitive et collaborative.

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