Skip to content

La convocation au conseil municipal par voie électronique

 

Qualigraf est une entreprise française créée en 1985, éditrice de logiciels à destination des Collectivités Territoriales, et notamment à destination des communes afin d’envoyer la convocation du conseil municipal par voie électronique. En 1993, elle innove en proposant la voie de la dématérialisation aux Régions, aux Départements, aux Etablissements Publics de Coopération Intercommunale (EPCI) et aux Communes, en créant un logiciel de gestions des actes.

S’ensuivra, quelques années plus tard, en 2010, le logiciel KBox, le « cartable numérique de l’élu », qui ouvre la voie de la convocation électronique des élus aux Conseils des Collectivités Territoriales, et notamment au conseil municipal.

convocation_conseil_municipal_par_voie_electronique

Strict respect du code général des collectivités territoriales (CGCT)

L’article L2121-10 du CGCT oblige les Communes à envoyer une convocation aux membres du conseil municipal 5 jours francs avant la date du Conseil, par défaut par voie électronique.

KBox possède une infrastructure à valeur probante. Lorsque le Service des Assemblées envoie la convocation aux élus du conseil municipal par voie électronique, un horodatage se génère automatiquement, et fournit la preuve de l’envoi au format PDF le cas échéant. L’envoi de la convocation au conseil municipal par voie électronique est donc tracé.

Cette obligation est valable pour les EPCI, pour les Départements (L3121 du CGCT) et pour les Régions (L4121 du CGCT).

Extême facilité d’utilisation du logiciel KBox

L’objectif de Qualigraf est double en créant ce logiciel de convocation au conseil municipal par voie électronique : il s’agit d’accompagner ses clients dans la voie de la dématérialisation, et de le faire de manière simple. Il n’est nul besoin de connaissances informatiques pour utiliser KBox, logiciel qui permet l’envoi de la convocation au conseil municipal par voie électronique.

Les avantages de KBox

Pour le Service des Assemblées : le logiciel de convocation au conseil municipal par voie électronique s’utilise en mode Saas. Les données sont sauvegardées dans des datacenters redondés en plusieurs endroits différents (en région parisienne) et hautement sécurisés. Le taux de disponibilité est de 99,7%. Un tableau de bord est à la disposition du service des assemblées après l’envoi de la convocation, et permet notamment de calculer le quorum avant la séance du conseil municipal.

Pour les élus  : lorsque le service des assemblées envoie la convocation au conseil municipal par voie électronique à un élu, celui-ci reçoit un courriel d’alerte, qui l’informe de la date de la séance à laquelle il est invité à participer. Cet email, qui est sa convocation au conseil municipal par voie électronique, comporte l’ordre du jour en pièce jointe.

L’élu réceptionne sa convocation électronique, accompagnée des pièces de séance du conseil municipal (ou tout autre séance) sur le Web ou via le support de son choix : tablette (iOS, Android ou Windows 10) ou Smartphone.

Le logiciel de convocation au conseil municipal par voie électronique permet aux élus de travailler directement et de manière intuitive et collaborative sur les documents de séance de sa convocation électronique, qu’il télécharge sur sa tablette. De nombreuses fonctionnalités lui sont offertes :il peut effectuer des annotations manuscrites sur ses documents, surligner ou souligner des passages de texte, partager ses notes avec d’autre membres du conseil municipal, organiser un classement personnalisé dans des fichiers qu’il crée dans sa KBox, réaliser une recherche plein texte, faire une recherche globale parmi les séances de son mandat (ou de ses différents mandats).

NOUS CONTACTER

Une information ou une démonstration ?