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Outil de travail collaboratif en ligne

 

Dans la lignée de GEDélib sorti dès 1994, Qualigraf propose des outils de travail collaboratif en ligne, avec la Kbox, cartable électronique de l’élu, ou KDélib, logiciel de gestion des rapports et délibérations, arrêtés et décisions. En s’adressant d’abord aux agents des services travaillant pour les collectivités territoriales puis aux élus membres des différentes instances, Qualigraf a fait le choix du pragmatisme quant à la mise à disposition d’un outil de travail collaboratif en ligne : cela repose en effet sur une segmentation des rôles et des tâches et, dans le même temps, sur une confiance dans le système d’information.

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KDelib : un outil de travail collaboratif en ligne

Avec GEdélibération puis KDelib comme outil de gestion des rapports et délibérations, arrêtés et décisions, Qualigraf a dû s’interroger sur la pertinence de disposer d’un outil de travail collaboratif en ligne ; les agents travaillent tous pour la collectivité mais souhaitent fréquemment conserver « leur dossier ». Le paramétrage induit par ce potentiel comportement a alors été de privilégier l’intérêt global de la collectivité, à savoir le travail pour le bien commun,  tout en autorisant les agents à disposer d’un accès, sans modification possible, de leurs documents. Cela permet à chacun de disposer du document, et au service centralisateur et ou aux viseurs du document, de toujours disposer de la dernière version document.

Dans la vie d’un document partagé, la problématique est d’autoriser le travail selon différents modes : mode consultation, sans possibilité de modifier mais avec possibilité de lire, mode révision afin de pouvoir modifier mais en laissant une trace aisément visible du travail opéré, ou mode édition, autorisant lecture comme modifications avec pleine propriété de tous les droits.

Un outil de travail collaboratif correspondant à la réalité terrain

La partie informatique de l’outil de travail collaboratif en ligne s’avère toujours facile à paramétrer mais celui-ci doit retranscrire fidèlement l’organisation et les pratiques de la collectivité territoriale ; lors de la phase de spécification préalable à la mise en œuvre de ce type de progiciel, le chef de projet Qualigraf effectue un état des lieux des pratiques et souhaits puis procède à un paramétrage restituant les processus organisationnels. Il est nécessaire de garder à l’esprit, dans ce type de projet structurant, que l’informatique transcrit l’organisation et les pratiques et non le fait que l’outil de travail collaboratif en ligne structure les pratiques et le travail des agents. L’informatique est un outil aidant et non un outil de coercition.

Un outil de travail collaboratif maîtrisé

Avec la Kbox, l’outil de travail collaboratif en ligne pour les élus repose sur le système d’annotations partagées ; chaque élu est paramétré en tant que membre d’un groupe politique ou d’un groupe de travail et il peut alors produire une annotation, par défaut privée, mais qu’il peut choisir de partager avec tout son groupe ou avec une partie précise de son groupe. Le but est alors d’éviter les erreurs qu’un partage trop rapide peut parfois engendrer, notamment par le biais de la messagerie.

Avec ce système d’annotations partagées, la Kbox, cartable numérique de l’élu, représente un outil de travail collaboratif en ligne sécurisé et familier pour l’élu, celui-ci disposant déjà de la maîtrise de la convocation électronique. C’est un simple élargissement du mode collaboratif, proposé et maîtrisé par la collectivité.

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