Gestion des Registres de Délibérations : Un Guide pour le Conseil Municipal
Le fonctionnement des collectivités territoriales est souvent abscond pour les citoyens et mêmes pour les nouveaux élus ; pour résumer, le fonctionnement tient dans le fait de produire une délibération, qui permet de faire fonctionner la machine.
La tenue du registre des délibérations du conseil municipal sanctionne le long processus aboutissant à l’utilisation des actes officiels de la collectivité.
La convocation
La collectivité doit réunir ses élus au moins une fois par trimestre ; rien n’empêche cependant le maire de convoquer son conseil municipal tous les mois ; cela est souvent appliqué dans les grandes collectivités afin de permettre de fluidifier les conseils, du fait d’un nombre très conséquent de projets de délibération à passer en séance. La tenue du registre des délibérations du conseil municipal est le reflet de ces actions.
Le ou la maire doit convoquer les élus et peut le faire via la KBox, cartable numérique de l’élu. Les documents transmis par voie dématérialisée sont généralement issus de logiciels bureautiques simples comme un traitement de texte, ou d’un système d’information des actes administratifs complexe comme un progiciel de gestion des rapports et délibérations comme GEDélib ou KDelib. Ces progiciels, proposés par Qualigraf, permettent de suivre la vie d’un acte de sa création à la tenue du registre des délibérations du conseil municipal.
La tenue du registre
GEDélib et KDelib fonctionnent à base de modèles normés, respectant les attentes de la mairie quant à la charte graphique à appliquer et les informations à mentionner. Chaque mairie peut utiliser un modèle spécifique mais toutes doivent publier les actes que la tenue du registre des délibérations du conseil municipal permet au citoyen de voir.
Avec KDelib, les projets de délibérations suivent un circuit des visas permettant de garantir la justesse des propos tenus par les différents acteurs ; la convocation est envoyée vers les élus avec la KBox, puis la gestion de la séance et notamment la partie état de présence et votes des élus est effectuée via KVote, en vote manuel ou électronique. Une fois les amendements éventuels pris en compte dans les délibérations, celles-ci sont signées avant d’être transmises au contrôle de légalité dématérialisée. Au retour de la préfecture, elles sont publiées sur intranet et internet via NET et son moteur de recherche plein texte ; au-delà de la facilité de consultation que représente la publication du recueil des actes administratifs et de chacune des délibérations sur le site internet de la collectivité, la tenue du registre des délibérations du conseil municipal demeure de rigueur et KDelib répond naturellement à cette obligation.
La production du registre
KDelib automatise la production de recueils de toutes natures, tant pour la convocation, que le recueil des rapports d’avant séance, le recueil des délibérations, le recueil des actes administratifs et naturellement la tenue du registre des délibérations du conseil municipal.
Ce registre est produit en automatique via un simple déclenchement des services et est connexe à l’obligation de publicité de l’acte que l’affichage sur la porte de la mairie ou la publication internet provoque.
La tenue du registre des délibérations du conseil municipal se trouve allégée pour les services avec l’utilisation de KDelib.
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