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La délibération au conseil municipal

 

Le principe : la convocation électronique des élus est que chaque collectivité dépose sur une plateforme accessible aux élus tous les documents relatifs à la convocation au conseil municipal, soit : lettre de convocation, ordre du jour, projets de délibération au Conseil Municipal, compte-rendu de la séance précédente, etc..

Le fonctionnement : les élus reçoivent une notification par courriel mentionnant la disponibilité de la convocation électronique des élus. Ils disposent d’un lien leur permettant d’accéder directement depuis leur application KBox aux projets de délibérations du Conseil Municipal. Munis de leur identifiant et de leur mot de passe, ils téléchargent la convocation électronique des élus et ouvrent les documents joints comme les délibérations au conseil municipal.

Délibération conseil municipal

Un ensemble de solutions

L’alimentation de la KBox avec les projets de délibération au conseil municipal peut être réalisée directement par le secrétariat de l’Assemblée via une interface dédiée (environnement Kiosk) soit via une interface automatisée d’import des délibérations au conseil municipal instruits en amont dans des environnements dits de “de workflow” tels que KDelib. Dans ce cas, la convocation électronique des élus est directement issue et générée par le logiciel d’instruction des délibérations du conseil municipal qui fabrique les ordres du jour et y agrège les projets de délibérations au conseil municipal. 

Le process de la convocation électronique des élus est complètement sécurisé et la collectivité peut vérifier à tout moment si les élus ont bien pris connaissance des projets de délibérations du conseil municipal.

La convocation électronique

La KBox, première solution  de convocation électronique des élus apparue dès 2010 sur le marché français, est disponible dans tous les environnements et dispose d’une version sur la plupart des tablettes et smartphones du marché : iPad et iPhone d’Apple, tablettes et smartphones Android, tablettes Windows. Plus récemment, la convocation électronique des élus est également disponible sur ordinateur Mac (sous MacOS) dans une version dédiée. Toutes ces versions permettent aux élus de recevoir les convocations électroniques en incluant les rapports et les projets de délibération au conseil municipal quelque soit son ou ses équipement(s).

Modes de travail

En cas d’absence de réseau, les projets de délibération au conseil municipal peuvent être téléchargés dans la KBox de façon à pouvoir être consultés en mode déconnecté tout comme la convocation électronique des élus.

Grâce à l’éditeur intégré de KBox, les délibérations au conseil municipal peuvent être annotées par l’élu.

Les fonctionnalités avancées de KBox vont bien au-delà de la convocation électronique des élus.

Grâce aux fonctionnalités avancées de KBox, les annotations des délibérations au conseil municipal peuvent être partagées avec d’autres élus individuellement ou via des groupes.

A travers KBox, les élus peuvent effectuer des recherches en texte intégral parmi toutes les délibérations du conseil municipal d’une mandature et trouver précisément tel ou tel article d’une délibération d’un conseil municipal.

De plus KBox n’est pas limitée à la réception de la convocation électronique des élus ou à l’affichage des projets de délibération du conseil municipal : C’est pour l’élu un véritable cartable numérique dans lequel il peut importer, classer et annoter ses propres documents en provenance d’autres sources (mail, etc.). La centralisation dans la KBox de l’ensemble des documents de tous ses mandats est un vrai plus pour mener à bien le suivi de tous ses dossiers.

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