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La voie dématerialisée

 

Qualigraf propose des solutions informatiques pour les collectivités territoriales reposant sur la voie dématérialisée depuis quasiment trois décennies.

Avec les outils GEDélib et ou KDélib de gestion des rapports et délibérations, NETélib de publication automatisée des actes sur les sites intranet et internet des collectivités et eprocedure de télétransmission des actes vers les tiers de confiance en vue du contrôle de légalité, Qualigraf s’est en effet positionné dès les années 1990 sur cette voie dématérialisée, puis, en précurseur du projet acte au début de la décennie 2000, comme l’un des leaders de la voie dématérialisée pour les collectivités locales.

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Une évolution historique

Avec l’arrivée de la KBox, la voie dématérialisée s’est encore hissée comme un summum de la dématérialisation dans les collectivités territoriales. En effet, l’outil CDélibération développé à l’aube des années 2000 représentait ce que souhaitaient les élus, à savoir recevoir les rapports obligatoires d’avant séance dans un format léger et exploitable. La suppression de tonnes de papier a en effet été possible via l’utilisation de CR Rom, puis, dans les dernières années de DVD Rom.

Le CGCT

Les collectivités ont utilisé l’informatique pour répondre aux obligations légales liées aux délais de convocation tels qu’en dispose le Code général des collectivités territoriales. La voie dématérialisée s’est trouvée ouverte, d’autant que le volume n’a cessé d’augmenter, dû pour partie à la facilité offerte par les nouveaux systèmes.

Envoyer 10 000 pages pour convoquer les élus est souvent le quotidien des grandes régions et gros départements : la voie dématérialisée, sur CD Rom d’abord, puis désormais avec le cartable numérique de l’élu que constitue la KBox, autorise l’envoi de gros volumes, qu’un moteur de recherche vient compléter.

Exhaustivité de l’information

Dans le cycle de vie d’un acte, ce n’est désormais plus l’esprit de synthèse qui prime mais l’exhaustivité de l’information proposée. La voie dématérialisée, notamment pour les annexes, permet l’envoi d’un fond de dossier conséquent à destination des élus, leur permettant un travail minutieux en toute circonstance. La notion de note de synthèse, obligatoire pour les communes de tailles modestes, est remplacée ipso facto par l’intégralité des documents de la séance, ce type de convocation étant désormais aussi simple pour les services d’une petite collectivité que d’une grande collectivité.

Instantanéité de la circulation d’informations

Concomitamment à la voie dématérialisée, l’instantanéité est apparue : la KBox, cartable numérique de l’élu, est dotée d’une propriété très intéressante pour les élus. A la réception d’un email d’alerte, l’élu télécharge en une seule opération l’intégralité de ses documents de séance. Après cette opération, la KBox fonctionne en mode déconnectée, en toute autonomie. La voie dématérialisée de la convocation renforce la puissante de travail de chacun des élus, ceux-ci pouvant travailler à tout moment sur leur convocation initiale et leur permet, en permettant un accès ciblé aux informations lorsqu’ils ne sont pas dans les locaux de la collectivité ou que les conditions de réseau ne le permettent pas – l’exemple habituel est le conseil d’école ou le conseil d’administration du collège ou du lycée, tous lieux nécessitant une réponse immédiate à des citoyens parents souvent désireux de réponses immédiates.

La voie dématérialisée est désormais totalement inscrite dans le quotidien de l’élu, qui ne saurait plus s’en passer.

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