La voie dématérialisée dans les collectivités territoriales
La voie dématérialisée dans les collectivités territoriales est devenue un sujet crucial dans la gestion des administrations publiques. Avec l’avènement des technologies numériques, les collectivités territoriales ont pris conscience des avantages que procure la dématérialisation des processus administratifs. Dans cet article, nous allons explorer en détail la voie dématérialisée dans les collectivités territoriales et ses avantages.
La voie dématérialisée dans les collectivités territoriales : qu’est-ce que c’est ?
La voie dématérialisée dans les collectivités territoriales est un processus qui permet de numériser les processus administratifs. Il s’agit de la transformation des processus papier en processus électroniques pour permettre un échange d’informations plus rapide et plus efficace. Les collectivités territoriales peuvent ainsi dématérialiser les procédures liées aux marchés publics, aux appels d’offres, aux actes administratifs, aux déclarations en ligne, etc.
Quels sont les avantages de la voie dématérialisée dans les collectivités territoriales ?
La voie dématérialisée dans les collectivités territoriales présente plusieurs avantages, notamment :
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La simplification des procédures administratives : grâce à la dématérialisation des processus administratifs, les collectivités territoriales peuvent simplifier leurs procédures, ce qui facilite l’accès aux services publics.
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La réduction des coûts : la dématérialisation permet de réduire les coûts liés à l’impression, la reproduction et l’envoi de documents papier.
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La rapidité de traitement : la voie dématérialisée permet de réduire les délais de traitement des demandes administratives, ce qui améliore la satisfaction des usagers.
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La sécurité des données : les données dématérialisées sont mieux protégées contre les risques de perte ou de vol.
Comment mettre en place la voie dématérialisée dans les collectivités territoriales ?
La mise en place de la voie dématérialisée dans les collectivités territoriales nécessite une réflexion approfondie sur les processus administratifs à dématérialiser et sur les moyens techniques à mettre en œuvre. Voici les principales étapes à suivre :
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Analyse des processus administratifs : il s’agit de recenser les processus administratifs à dématérialiser et de déterminer les avantages attendus.
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Choix des solutions techniques : il est nécessaire de choisir les solutions techniques adaptées pour mettre en œuvre la voie dématérialisée. Les collectivités territoriales peuvent opter pour des solutions développées en interne ou des solutions proposées par des éditeurs de logiciels.
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Formation des agents : il est important de former les agents pour qu’ils maîtrisent les nouvelles procédures administratives dématérialisées.
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Communication auprès des usagers : il est important de communiquer auprès des usagers pour les informer de la mise en place de la voie dématérialisée et les accompagner dans son utilisation.
Le CGCT
Les collectivités ont utilisé l’informatique pour répondre aux obligations légales liées aux délais de convocation tels qu’en dispose le Code général des collectivités territoriales. La voie dématérialisée s’est trouvée ouverte, d’autant que le volume n’a cessé d’augmenter, dû pour partie à la facilité offerte par les nouveaux systèmes.
Envoyer 10 000 pages pour convoquer les élus est souvent le quotidien des grandes régions et gros départements : la voie dématérialisée, sur CD Rom d’abord, puis désormais avec le cartable numérique de l’élu que constitue la KBox, autorise l’envoi de gros volumes, qu’un moteur de recherche vient compléter.
Exhaustivité de l’information
Dans le cycle de vie d’un acte, ce n’est désormais plus l’esprit de synthèse qui prime mais l’exhaustivité de l’information proposée. La voie dématérialisée, notamment pour les annexes, permet l’envoi d’un fond de dossier conséquent à destination des élus, leur permettant un travail minutieux en toute circonstance. La notion de note de synthèse, obligatoire pour les communes de tailles modestes, est remplacée ipso facto par l’intégralité des documents de la séance, ce type de convocation étant désormais aussi simple pour les services d’une petite collectivité que d’une grande collectivité.
Instantanéité de la circulation d’informations
Concomitamment à la voie dématérialisée, l’instantanéité est apparue : la KBox, cartable numérique de l’élu, est dotée d’une propriété très intéressante pour les élus. A la réception d’un email d’alerte, l’élu télécharge en une seule opération l’intégralité de ses documents de séance. Après cette opération, la KBox fonctionne en mode déconnectée, en toute autonomie. La voie dématérialisée de la convocation renforce la puissante de travail de chacun des élus, ceux-ci pouvant travailler de manière collaborative à tout moment sur leur convocation initiale et leur permet, en permettant un accès ciblé aux informations lorsqu’ils ne sont pas dans les locaux de la collectivité ou que les conditions de réseau ne le permettent pas – l’exemple habituel est le conseil d’école ou le conseil d’administration du collège ou du lycée, tous lieux nécessitant une réponse immédiate à des citoyens parents souvent désireux de réponses immédiates.
La voie dématérialisée est désormais totalement inscrite dans le quotidien de l’élu, qui ne saurait plus s’en passer.
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