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Système d’archivage électronique

Les différentes lois de simplification du droit pour les collectivités ont abouti à la multiplication des documents au format électronique, générant la nécessité d’utiliser pour les collectivités, un système d’archivage électronique.

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Intégrité de l’information

Un système d’archivage électronique repose sur la conservation à moyen ou long terme de l’intégrité d’une information ou d’un document. Il diffère d’une gestion électronique des documents qui en facilite l’exploitation dans le sens où un système d’archivage électronique permet de recueillir, de classer et de conserver des informations pour que celles-ci puissent être consultées ultérieurement. Un système d’archivage électronique garantie également l’absence de modification.

Norme Z42-013

Un système d’archivage électronique doit respecter la norme Z42-013 ; les solutions proposées par Qualigraf, à savoir KDélib pour l’instruction des rapports et délibérations, arrêtés et décisions, KBox de convocation électronique, KVote de gestion des états de présence et votes, manuels ou électroniques, et NETélib de publication et consultation des actes une fois ceux-ci signés font parties d’une chaîne de vie documentaire sans pour autant représenter un système d’archivage électronique.

Sans opposer durée d’utilité administrative et archivage électronique, les solutions proposées par Qualigraf permettent d’établir la valeur probante des actions et processus à certains moments de la vie du document, et notamment l’horodatage des envois des convocations électroniques, permettant d’établir formellement le respect des articles L2121, L3121 et L4121 du code général des collectivités territoriales, notamment également l’utilisation de blockchains lors des actions de gestion des états de présence et des processus de vote, mais sans pour autant représenter un système d’archivage électronique tel que défini précédemment. Les solutions répondent à un usage quotidien de documents.

Intangibilité

Naturellement, les documents stockés par les applications Qualigraf sont nativement en format pdf, notamment afin d’assurer leur intangibilité pendant tout le processus métier auquel ils participent. Le principe est d’ailleurs de n’accéder qu’à des documents formats pdf en fonction des droits de chacun des utilisateurs ; il faut être possesseur de droits d’édition et modification pour accéder à une interface rendant possible les modifications. Tous les autres acteurs de la chaine métier ne peuvent utiliser que les versions pdf des documents ; ceux-ci ne sont cependant pas verser dans le système d’archivage électronique à ce stade. C’est après la transmission dématérialisée vers le contrôle de légalité, après la publicité liée intrinsèquement à chaque acte que l’intérêt du système d’archivage électronique devient prégnant : celui-ci permet de garantir l’accès à une information infalsifiable, et dans un format accessible sur le long terme.

Connecteurs

Qualigraf ne propose pas de système d’archivage électronique mais dispose de connecteurs avec les systèmes d’archivage électronique et avec les GED ; le principe est de générer un xml expliquant le contenu des documents, en ajoutant des méta-données métiers comme les services, directions, pôles, types de séance, dates de séance… aux pdf générés par les applications KDélib et NETélib. Le principe étant très simple, il est appliqué pour verser dans un système d’archivage électronique ou pour la réversibilité des données, documents comme fichiers preuve, que Qualigraf propose nativement avec ses solutions commercialisées en mode SaaS.

Les données de nos clients sécurisées

Les logiciels de Qualigraf sont proposés en mode SaaS. Les datacenters de Qualigraf sont redondés deux fois, et ceci dans des endroits différents en région parisienne. Les données des collectivités territoriales sont donc parfaitement sécurisées. Le taux de disponibilité des logiciels est de 99,7%.

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