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Zéro papier

Le gouvernement a pris, lors du 5e Comité interministériel de la Transformation Publique (CITP), un engagement en faveur d’une administration « zéro papier ». L’objectif : accélérer les projets de dématérialisation dans les collectivités et mettre à disposition des administrations publiques une palette de solutions à déployer.

Zéro papier

L’objectif « zéro papier » vu par le gouvernement

Le guide « Objectif zéro papier » élaboré par la DITP donne des repères pour accompagner les administrations centrales et déconcentrées dans l’initialisation ou l’accélération d’un projet de dématérialisation.

Ce guide présente les guidelines d’un projet « zéro papier », et pour chacune d’elles, donne le détail des étapes à réaliser. Il propose également deux types d’outils : des fiches méthodologiques qui détaillent pour chaque phase les modalités de travail et les livrables attendus, et des fiches outils clés en main, illustrant les livrables types d’un projet de dématérialisation.

https://www.modernisation.gouv.fr/outils-et-formations/objectif-0-papier-un-guide-pour-simplifier-et-dematerialiser-vos-processus

Les solution pour atteindre le « zéro papier » dans les collectivités

Outre le bénéfice important sur l’environnement, « le zéro papier » rime très souvent avec simplification des workflows et économies financières. Des solutions comme la KBox de QUALIGRAF permet en effet aux élus de ne plus se déplacer avec des valises de documents pour assister aux séances. Zéro papier dans la sacoche, uniquement un cartable numérique qui permet, en plus de la réduction de poids évidente, de disposer de l’ensemble des documents nécessaires au bon exercice des différents mandats. L’objectif zéro papier peut également être atteint grâce à la fonctionnalité d’annotations sur les documents et leur versioning ce qui évite leur réimpression.

Dans cette recherche du « zéro papier », les collectivités territoriales pourront également s’appuyer sur un logiciel comme KDelib pour la dématérialisation des séances de conseil. Fini les impressions coûteuses dans la phase préparatoire de l’ordre du jour, notamment dans l’échange entre les différents services et dans la phase de mise à disposition des recueils aux élus.

Le défi de l’archivage électronique

Le « zéro papier » implique également de disposer d’un archivage électronique des documents conséquent et sécurisé. Aujourd’hui, les capacités de stockage permises par le numérique sont réellement impressionnantes. On estime qu’un disque dur d’un téraoctet (1To) contenant ces documents représente l’équivalent d’une salle d’archives d’environ 43.000 m2. Consciente des enjeux de sécurité intrinsèquement liés pour les collectivités, la société QUALIGRAF dispose de data centers franciliens redondés de classe opérateur.

Préparer le passage au « zéro papier »

Cependant, pas de « zéro papier » sans une phase préparatoire assidue. Pour cela il est indispensable de mener en amont une bonne qualification des cas d’usages, la description des tâches réalisées, leur séquencement précis, la définition des acteurs et enfin un inventaire des solutions existantes. QUALIGRAF dispose d’une connaissance très précise du fonctionnement des process dans les collectivités grâce à une expérience privilégiée de près de 30 ans et peut donc vous accompagner dans cet objectif du « zéro papier ».

L’avantage des solutions SaaS vis-à-vis du « zéro papier »

Certaines solutions, comme celles de QUALIGRAF, sont livrées « clés en main » avec des capacités d’adaptation quasi illimitées, c’est par exemple le cas du Software as a Service (ou SaaS) qui désigne toutes les solutions cloud maîtrisées par l’éditeur. Ces solutions permettent une délégation totale de la gestion à l’éditeur et présentent l’avantage d’être entièrement paramétrables en plus d’être déployées très rapidement. Des informations spécifiques à votre administration, telles que la spécificité de votre besoin par rapport aux solutions existantes sur le marché ou encore les infrastructures à votre disposition, vous permettront d’arbitrer entre un développement spécifique et une solution du marché. Les projets de dématérialisation font généralement appel à des solutions en mode SaaS, le besoin étant générique et couvert par de nombreux éditeurs. Pour ces solutions, des contraintes contractuelles vous permettront de garantir le bon maintien en conditions opérationnelles de la solution choisie (au travers d’une « entente de niveau de service » notamment).

L’interopérabilité et le « zéro papier »

Un des grands défis du « zéro papier » est l’interopérabilité des données avec d’autres logiciels. En effet il est impossible de pouvoir s’appuyer sur un seul logiciel pour gérer l’ensemble des processus dématérialisés dans la collectivité. QUALIGRAF est très conscient de cette problématique pour ses clients et permet donc un échange via XML avec un ensemble d’éditeurs présents sur le marché.

Analyse d’impact du « Zéro papier »

L’analyse d’impact permet de mesurer les effets de la stratégie « Zéro papier » à plusieurs niveaux :
• Organisationnels : décloisonnement administratif, applanissement des niveaux de validation, transversalisation de certains rôles et de certaines
ressources à plusieurs services ou directions, etc.
• Liés au métier ou aux ressources humaines : nouvelles activités et disparition d’autres tâches, changement des modes de faire et amélioration des conditions de travail, besoins en formation, en recrutement…
• Liés aux outils : création et mise en œuvre d’une nouvelle solution, connexion de la solution actuelle avec un nouveau module, évolution des modalités de stockage des données, etc.
• Culturels : confiance réciproque entre agents et managers et la responsabilisation de chacun, changements de modes d’animation d’équipe (anticipation des délais, activités individuelle et d’équipe mises
en avant grâce aux tableaux de bord), changement de posture attendue…
• Immobiliers ou logistiques, liés aux équipements : évolution de l’organisation physique des bureaux pour faciliter le nouveau processus métier dématérialisé, fermeture d’un site de stockage des archives désormais dématérialisées, suppression des navettes, etc.
• Performance et gains : coût projet, diminution des coûts d’archivage, etc.

Source : https://www.modernisation.gouv.fr/files/2021-07/Guide%200%20papier_Juillet%202021.pdf

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