« Je suis Lilyan HUE, directeur des systèmes d’information de la ville et de la Communauté urbaine d’Alençon. La CUA compte environ 56 000 habitants, s’adossant sur une ville centre de 26 000 habitants.« 

1. Les raisons du choix de KDelib

« Notre commune a très vite fait le choix de dématérialiser nos envois d’ordres du jour de nos conseils municipaux. On le sait ces envois, qui se faisaient il n’y a pas si longtemps, mobilisaient nos agents de la police municipale pour aller porter les plis à nos élus et nécessitaient un grand nombre de copie papier, qui bien souvent ne sont pas lues en intégralité par leur destinataire.

Avec la modification de l’article 2121-10 du CGCT, rendant la dématérialisation des envois la règle depuis décembre 2019,  notre choix s’est porté sur KBOX, après une approche faite auprès de notre communauté de communes Méditerranée porte des Maures. Ce système de plateforme permettait de remplir les missions attendues auprès de nos élus communautaire. Etendre cette solution à nos élus communaux en mutualisant les envois de notre intercommunalité sur un même support facile à appréhendé, nous paraissait un gain de temps pour la mise en place de cette solution de dématérialisation mais aussi de la formation de nos élus. »

2. L’évolution vers le SaaS

« Par ailleurs, cette évolution naturelle vers la dernière version a nécessité de nous rassurer au niveau du fonctionnement, notamment avec le passage de l’application hébergée chez nous à une solution en mode SaaS. Nous devons veiller à cette qualité de service essentielle à la confiance des utilisateurs : agents de la collectivité, mais également élus. L’utilisation de l’application KBox, elle-même en mode hébergée chez QUALIGRAF, nous a rassurés sur le fonctionnement. Nous avons également maintenu notre confiance à QUALIGRAF car le passage en mode SaaS n’a pas entraîné une explosion des coûts de fonctionnement comme ça peut être le cas chez certains autres prestataires. Cette augmentation maîtrisée nous a permis cette évolution. »

3. Le partenariat avec QUALIGRAF

« Lors de cette migration, nous avons également intégré le CCAS, Centre d’Action Sociale d’Alençon, qui sera dorénavant utilisateur de la solution KDelib pour ses instances. Nous allons donc poursuivre notre partenariat avec QUALIGRAF afin de développer et optimiser les usages des outils mis à la disposition des élus et des agents de la collectivité.«