La digitalisation dans les collectivités territoriales
Nous traitons ici du cadre de la digitalisation dans les collectivités territoriales, de sa mise en place et de la réponse que Qualigraf apporte grâce à ses solutions cloud sécurisées.
Le cadre de la digitalisation dans les collectivités territoriales
Avant de rentrer dans le vif du sujet, nous nous permettons ici de rappeler la définition de la digitalisation :
La digitalisation regroupe « toutes les situations dans lesquelles les TIC sont utilisées pour améliorer les échanges, interactions et transactions entre l’administration et les autres parties prenantes […] ».
La démarche de digitalisation des collectivités territoriales s’est engagée il y a maintenant plusieurs années et ce, avec un engouement collectif.
Et pour cause !
Bien que nécessitant un investissement de départ en matériel et en formation, la digitalisation dans les collectivités territoriales offre de nombreux avantages.
Elle contribue notamment à la réduction de la dette publique en mettant en place des manières moins coûteuses de faire les choses, tout en les faisant mieux.
Il est difficile de trouver des chiffres fiables et précis pour quantifier la digitalisation dans les collectivités territoriales. Ce constat s’explique d’abord par le flou autour du terme « digitalisation ».
La digitalisation dans les collectivités territoriales : des effets positifs réels
Les atouts de la digitalisation dans les collectivités territoriales sont nombreux :
- Réduction des coûts
- Gains de productivité pour les collectivités territoriales/locales
- Réduction de la charge de travail des agents des collectivités territoriales
- Fluidité du worflow des agents des collectivités territoriales
- Rapprochement des collectivités territoriales avec les usagers
Ils peuvent également prendre du sens à moindre échelle dans la réduction de la charge de travail des agents des collectivités territoriales par l’automatisation des activités territoriales, la suppression de certaines tâches pénibles, comme la saisie manuelle, l’archivage ou les photocopies.
Quant à la réduction des frais généraux, la digitalisation dans les collectivités territoriales permet la simplification du fonctionnement des organisations publiques par l’amélioration de la diffusion de l’information en interne, et le rapprochement avec l’usager par la participation ou la co-production de services.
Mettre en place une digitalisation efficace dans les collectivités territoriales
La mise en place de la digitalisation dans les collectivités territoriales nécessite un certain nombre d’investissements initiaux : en formation du personnel, en coûts de maintenance informatique et matérielle (modification du système d’information par la digitalisation), et des délais pour qu’à la fois le personnel et la technique s’adaptent au fonctionnement de travail.
Une enquête réalisée fin 2017 sur la digitalisation dans les intercommunalités illustre ces difficultés.
Parmi les collectivités que nous avons étudié, une ville de l’ouest de la France de plus de 150 000 habitants, a ainsi mesuré son rapport bénéfice-coût, et il en ressort une quasi-équivalence entre les investissements et les gains financiers obtenus et à venir.
La collectivité digitale par Qualigraf
Stéphane PIACENTINI, directeur de Qualigraf, présentait ces mots au micro de Orange Business Services en 2013 sur la digitalisation des collectivités territoriales (Voir la vidéo).
L’idée générale est de proposer une suite de logiciels qui couvre l’intégralité des besoins dans la chaine qui va de la création des rapports de séance à la publication des délibérations.
C’est à cette finalité que Qualigraf répond par sa suite de logiciels KDelib, KBox et Kvote.
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